Al final del día, de toda su larga lista de tareas: ¿Sólo hizo unas pocas? ¿O termina con la sensación de no haber realizado las tareas importantes?
Una habilidad fundamental es aprender la administración eficiente del tiempo, pues es el recurso más escaso que tenemos.
Si tiene esta percepción de que el día pasa, y no logra aprovecharlo, deseo hacerle unas recomendaciones.
Lo primero es hacer un alto en el camino, y tratar de entender qué está pasando. En algunas ocasiones no se genera un flujo constante de trabajo, porque nos interrumpen; por ejemplo, algún compañero no tiene todo el conocimiento o la capacitación necesaria y nos preguntan constantemente algunos asuntos que ellos deberían manejar y resolver.
Otras veces, llegamos a la oficina y no tenemos una priorización de las actividades fundamentales a realizar; y de pronto nos enfocamos en aspectos triviales, como revisar el correo, las redes sociales y otros no tan importantes.
En ocasiones no queremos emprender la labor, y procrastinamos todo lo posible, hasta que la situación se convierte en una emergencia, y debemos atenderla de inmediato, corriendo el riesgo de no hacerla bien.
Una vez entendido dónde están nuestras deficiencias, debemos de tomar decisiones, para lo cual les presento algunas ideas útiles.
Es muy importante revisar la agenda. Una de las pocas cosas que un gerente controla, es su agenda, decía el maestro Henry Minstzberb.
Esté seguro de contar con toda la información, reportes o presentaciones necesarias para atender- con éxito y de forma tranquila- cada una de las reuniones semanales.
Si considera que todavía tiene algo pendiente búsquelo, hágalo o pídaselo a la persona responsable.
Empiece cada día con un propósito claro de lo que quiere lograr. Al finalizar cada jornada revise sus pendientes, establezca las tareas a realizar al otro día, y el orden en el cual las cumplirá. Todo enfocado en lograr su objetivos y propósitos.
Del análisis realizado, trate de buscar la causa fundamental de las situaciones. Por ejemplo si muchos compañeros llegan a consultarle asuntos, o Usted se ha convertido en el cuello de botella, porque desea decidirlo todo, deberá establecer una estrategia para capacitarlos y así resuelvan los asuntos sin preguntarle.
Una de las formas, para que un director puede multiplicar su productividad, es delegando ciertas actividades.
Empiece por enlistar cuáles labores podría asignarle a otras personas, ya sea por el grado de complejidad razonable para que las hagan. Analice en su equipo cuáles personas podrían ser adecuadas para hacerse cargo.
Hable con cada uno, explíqueles muy bien cómo se hace el trabajo y lo qué usted espera. Esto se puede convertir en un elemento motivacional, pues las personas desean ser tomadas en cuenta, quieren crecer y aportar más.
Permita a cada una encontrar el camino para lograr los resultados, y déle un seguimiento periódico, para estar tranquilos con su proceder. ¡Confíe en su gente!
En muchas organizaciones se realizan las reuniones de forma compulsiva, con poca claridad en la agenda, con la participación de muchas personas, sin relación con el tema tratado; esto debe corregirlo.
Tenga la menor cantidad de reuniones, con la menor cantidad de gente, con la menor duración.
Muchas veces las situaciones pueden resolverse con una llamada telefónica, o una reunión directamente con la persona encargada del asunto.
Es muy importante analizar en qué momento del día su productividad es mayor; administre y potencie los lapsos de alta atención, en estos momentos dedíquese a las tareas cruciales a resolver.
En los instantes de menor productividad -y baja atención- realice otros asuntos que le demanden menos concentración, como realizar llamadas telefónicas o contestar correos.
Esta habilidad hay que trabajarla a diario, siempre habrá espacio para mejorar y recuerde: si usted no es hábil en el manejo de su tiempo, podría desperdiciarlo.
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